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L’Automazione Robotica dei Processi (RPA, Robotic Process Automation) e il Business Process Management (BPM) sono elementi complementari e indispensabili che guidano le iniziative di trasformazione digitale delle aziende.
Negli ultimi anni, l’Automazione Robotica dei Processi ha goduto di molta più pubblicità del Business Process Management. Probabilmente è più affascinante pensare che la redditività di un’organizzazione migliori con l’implementazione di automi e robot efficienti.
Tuttavia il BPM resta un fattore chiave per la scalabilità anche dei progetti RPA. Nonostante il loro obiettivo sia quello di portare l’azienda a standard di efficienza più elevati, sono due attività separate.
Ci può essere automazione senza organizzazione e viceversa. I risultati potrebbero essere differenti. Vediamo come e perché.
RPA differisce da BPM in diversi modi. In particolare, l’Automazione Robotica dei Processi automatizza un insieme specifico di attività. Mentre il Business Process Management determina quali attività e quali passaggi sono necessari per eliminare e consolidare le singole azioni di un processo.
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Cos’è l’Automazione Robotica dei Processi
Un software programmabile RPA – comunemente detto bot – automatizza quelle attività manuali, ripetitive e basate su regole predeterminate.
L’Automazione Robotica dei Processi non fa che imitare il modo in cui gli esseri umani generano l’input per le tipiche applicazioni aziendali.
Ciò consente ai dipendenti di lavorare su attività più importanti o dove è necessario un grado di sviluppo intellettuale più articolato.
Le prime implementazioni RPA erano piuttosto fragili e poco flessibili. Il che limitava il numero di bot diffusi nelle aziende.
Grazie allo sviluppo tecnologico, si è assistito a quello che Gartner ha definito Iperautomazione: un sistema di raccolta di tecnologie diverse per automatizzare attività su larga scala. L’Iperautomazione combina varie tecnologie per creare flussi di lavoro più automatizzati in applicazioni come il process mining, il machine learning e gli ambienti di sviluppo low-code / no-code.
Come integrare RPA e Business Process Management
1. Distribuzione di Strategia e Tattica
La maggior parte delle iniziative RPA inizia con un processo BPM che consente di acquisire una chiara panoramica delle operazioni aziendali. Il Business Process Management è una sorta di prerequisito per qualsiasi implementazione RPA.
Non è possibile automatizzare con successo
ciò che non si comprende.
L’RPA viene solitamente implementata come “toppa temporanea” a uno specifico problema fino a quando non viene revisionato l’intero processo di business proprio perché la nuova implementazione ha portato risultati positivi.
In realtà andrebbe seguito il flusso inverso: una corretta (e completa) mappatura dei processi aziendali è uno strumento eccellente per scoprire e assegnare priorità alle opportunità che può generare l’RPA.
Ad esempio, studiare il flusso contabile in azienda è funzionale all’automatizzazione della gestione delle fatture e della contabilità.
Nonostante la recente popolarità dell’Automazione Robotica dei Processi, il BPM resta la base per l’implementazione di dinamiche aziendali automatizzate. Il Business Process Management analizza i processi, le strutture e i dati aziendali per coordinarli in modo che persone e sistemi lavorino insieme. Utilizzando visibilità e dati di processo, BPM fornisce anche informazioni strategiche per miglioramenti e innovazioni dei processi.
2. Analisi e Automazione
RPA e BPM funzionano in modo complementare nel corso dell’implementazione e del monitoraggio di processi aziendali automatizzati. Il primo non può esistere senza il secondo. Il BPM include la progettazione del flusso di lavoro, il monitoraggio e l’analisi delle attività e dei processi RPA.
È impossibile che un’azienda salti completamente questa fase se vuole davvero innovarsi.
Perciò è importante pensare a BPM e RPA come due lati della stessa medaglia.
Il team di marketing, ad esempio, potrebbe dover completare un rapporto mensile su come una campagna stia condizionando le vendite. Il sistema di Business Process Management assegnerà e avviserà i responsabili dell’avvio della campagna. Verrà quindi attivato uno strumento RPA per spostare i dati di vendita da un sistema CRM o qualsiasi altro gestionale a un generatore di report.
Al completamento di ogni passaggio iterativo, il sistema invierà automaticamente i rapporti sullo stato di avanzamento agli stakeholder del progetto e aggiungerà un livello di analisi per tenere traccia del tempo necessario per il completamento di ciascun passaggio.
Questo significa ottimizzare il processo di business in azienda grazie all’innovazione.
3. Velocizzare i processi
L’RPA rende più veloce qualsiasi processo aziendale – che sia efficace o inutile. Viceversa, il Business Process Management migliora un processo già esistente.
Implementare un bot per automatizzare le attività in un processo inefficiente lo rende semplicemente un processo inefficiente più veloce. In questo modo si decide deliberatamente di accelerare il fallimento di una parte o dell’intero sistema di business.
Integrare l’automazione dei processi aziendali osservando l’intero processo end-to-end sotto la lente del BPM significa instaurare un processo aziendale migliore. Dove l’RPA gioca un ruolo decisivo nell’efficientamento dei flussi produttivi aziendali.
Senza dubbio l’RPA può connettere i processi BPM con le tecnologie utilizzate su altre piattaforme e sistemi in azienda, velocizzando le attività. Ma solo un corretto BPM può delegare compiti ai robot RPA al momento giusto e nel contesto più appropriato.
Velocità non si significa efficacia, d’altronde la potenza è nulla senza il controllo!
“La potenza è nulla senza il controllo”.
4. Comprensione vs Implementazione
L’RPA eccelle nell’implementazione dell’automazione dei processi mentre il BPM migliora la comprensione di come funzionano quei processi. Fare Business Process Management significa capire come viene iniziato e completato un lavoro in azienda e come è collegato agli obiettivi aziendali.
Definire, centralizzare (o decentralizzare nel caso del BPO), gestire i flussi di lavoro nei singoli processi porta a un efficientemente generale dell’organizzazione.
Conoscere la sequenza dei passaggi del processo, quanto costano, quanto spesso vengono eseguiti, quanto spesso producono errori e il numero di varianze può aiutare a ottimizzare i flussi di lavoro.
In alcuni casi, potrebbero essere necessarie l’ottimizzazione e la riqualificazione del processo. Nei casi in cui il processo è basato su regole altamente ripetibili e soggetto a costosi errori manuali, l’implementazione dell’RPA è la soluzione adatta.
5. Spreco Tecnologico e Spreco Burocratico
RPA e BPM semplificano le operazioni aziendali ed eliminano diversi tipi di costi o “sprechi aziendali”.
Abbiamo visto che l’RPA elimina gli sprechi nei sistemi tecnologici che utilizzano i bot per completare attività in modo più rapido ed efficiente. Mentre il Business Process Management elimina gli sprechi nella burocrazia di un’azienda. Soprattutto quando le decisioni subiscono controlli e approvazioni da gerarchie e ruoli differenti.
Si può dire che il BPM sia più un mindset, o un insieme di pratiche, e non uno strumento fatto e finito. L’implementazione del BPM segna un cambiamento significativo nell’architettura di business, il cui pieno impatto aiuta a mantenere gli stakeholder aggiornati sui loro processi aziendali.
Un approccio che non ha mai fine.
Il Business Process Management tende a coinvolgere interi team o dipartimenti per organizzare e collaborare sui processi aziendali a vari livelli. Mentre l’RPA può essere responsabile di una singola attività che non necessariamente resta sempre valida e in vigore nel corso dello sviluppo del business.
Perché farsi guidare da un partner nel BPM e nel RPA
Come pensare di automatizzare una serie di attività ripetitive senza comprendere perfettamente l’architettura end-to-end di un’organizzazione e la gestione dei suoi processi produttivi?
Molto spesso, il creatore di un progetto di business finisce per essere soggiogato dalla sua stessa idea imprenditoriale. Così come tutti i suoi collaboratori interni. Poter contare su un alleato nella strategia, nella pianificazione, nella tecnologia e nell’esecuzione dei processi aziendali migliora il modo di fare business.
Senza la valutazione dello stato attuale dei processi aziendali e la documentazione di come i segmenti più piccoli del processo si inseriscono nel framework end-to-end non è possibile ottimizzare il processo produttivo.
Per poter arrivare a decisioni semplici, come l’esternalizzazione di un servizio o di una attività, c’è bisogno di applicare una mentalità di BPM in collaborazione con un partner esterno affidabile.
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